10 Bewerbungen – 6 Interviews – 3 passende Kandidat:innen – 1 Einstellung: Diese klassische Recruiting-Formel war über Jahre hinweg der Standard in vielen Unternehmen. Sie galt als stabil, planbar, fast schon naturgesetzlich. Doch die Realität sieht anders aus – deutlich anders. Die bekannte Erfolgsformel greift nicht mehr. Stattdessen stehen Recruiting-Teams vor neuen Herausforderungen, neuen Chancen – und vor allem: einem neuen Verständnis von Effizienz.
In diesem Artikel zeigen wir, was sich geändert hat, warum sich die Einstellungsquote verschiebt – und was das konkret für Recruiting-Prozesse bedeutet.
1. Die Bewerbungsbereitschaft steigt – aber nicht die Qualität der Kontakte
Wer heute auf Jobsuche ist, braucht für eine Bewerbung oft nur noch zwei Klicks. Dank One-Click-Bewerbungen, vereinfachten Formularen und optimierten mobilen Interfaces ist die Einstiegshürde so niedrig wie nie zuvor. Und das ist erstmal positiv: Die Sichtbarkeit steigt, es gibt mehr Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen – teils sogar deutlich mehr.
Aber: Eine Bewerbung bedeutet heute nicht mehr automatisch ernsthaftes Interesse. Die Schwelle ist so niedrig, dass viele Kandidat:innen sich parallel auf zig Stellen bewerben – oft ohne genau zu wissen, welche sie wirklich wollen oder ob sie überhaupt passen. Das Resultat: mehr Volumen, aber weniger Verbindlichkeit. Die Qualität der Kontakte sinkt.
2. Die Conversion Rate ist gestiegen – aber nicht ohne Nebenwirkungen
Früher bewarben sich auf eine Stellenanzeige etwa 1–3 % der Personen, die sie gesehen haben. Heute sind es oft 10 % oder mehr – abhängig von Zielgruppe und Jobprofil. Das klingt zunächst nach Erfolg, hat aber zwei Schattenseiten:
- Die Bewerbungen sind oft oberflächlich: Schnell abgeschickt, wenig individualisiert, geringe Aussagekraft.
- Die Kandidat:innen sind weniger loyal: Wer sich in 5 Minuten auf 10 Jobs bewirbt, entscheidet sich auch in 5 Minuten wieder um.
Der vermeintliche Erfolg führt so zu mehr Arbeit – nicht zu mehr passenden Einstellungen.
3. Mehr Bewerbungen = mehr Aufwand im Recruiting
Was nach einem Luxusproblem klingt, wird in vielen HR-Abteilungen zur echten Belastung. Denn:
- Jedes Profil muss gesichtet, bewertet, einsortiert werden
- Rückfragen und Koordination kosten Zeit
- Interviews werden geführt – nur um dann Absagen zu kassieren, weil der/die Kandidat:in sich anders entschieden hat
Die gestiegene Bewerberzahl führt nicht nur zu höherem Volumen, sondern auch zu höherem Streuverlust. Gleichzeitig nehmen Reaktionszeiten auf Kandidatenseite zu – sie sind wählerischer, zögern länger, lassen Termine verstreichen. Recruiting wird so unplanbarer und ressourcenintensiver.
4. Systemische Schwächen verschärfen die Situation
In vielen Unternehmen fehlt es an den richtigen technischen Grundlagen, um mit dem neuen Bewerbungsvolumen professionell umzugehen:
- ATS-Systeme sind nicht auf die neuen Funnel-Logiken ausgelegt
- Doppelte Bewerbungen werden nicht erkannt – oder landen bei verschiedenen Recruiter:innen
- Teamkoordination scheitert an Silos, Excel-Dateien oder fehlender Transparenz
Statt Automatisierung erleben viele Recruiting-Teams heute Rückschritte – und verbringen wertvolle Zeit mit administrativen Aufgaben, die vermeidbar wären.
5. Fazit: Die neue Einstellungsquote braucht ein neues Mindset
Die alte Formel – 10 Bewerbungen → 6 Interviews → 3 passende Kandidat:innen → 1 Einstellung – funktioniert nicht mehr, weil sich der Bewerbungsprozess, die Candidate Journey und die technische Realität radikal verändert haben.
Heute gilt:
- Mehr Bewerbungen ≠ mehr Qualität
- Geschwindigkeit & Automatisierung entscheiden über den Erfolg
- Technologie wird zur Voraussetzung für Skalierbarkeit
- Matching-Logik & Vorqualifizierung sind der Schlüssel zu echter Effizienz
Was jetzt wichtig wird
Recruiting-Teams stehen heute vor der Aufgabe, nicht mehr nur zu zählen, wie viele Bewerbungen eingehen, sondern vor allem zu bewerten, welche davon wirklich qualifiziert und relevant sind. Die reine Quantität reicht nicht mehr aus – entscheidend ist, wie gut die eingehenden Profile zur Position und zum Unternehmen passen.
Gleichzeitig wird ein neuer Fokus notwendig: Wer erfolgreich rekrutieren will, braucht schnelle Reaktionszeiten, eine enge Kandidatenbindung und eine klare Vorqualifizierung, um den Prozess effizient zu steuern und den Aufwand zu minimieren. Nur so lässt sich vermeiden, dass wertvolle Ressourcen in Gespräche fließen, die von vornherein wenig Aussicht auf Erfolg haben.
Dabei kann Technologie einen echten Unterschied machen. Moderne Tools unterstützen nicht nur bei der Automatisierung einzelner Prozessschritte, sondern helfen dabei, den gesamten Funnel strukturiert und datenbasiert zu steuern. Sie ermöglichen es, passende Kandidat:innen frühzeitig zu identifizieren, effizient weiterzuqualifizieren und die Einstellungsquote realistisch – und vor allem planbar – zu verbessern.
Die Einstellungsquote ist kein Naturgesetz – sie ist das Ergebnis eines durchdachten, technologiegestützten Prozesses. Wer heute erfolgreich rekrutieren will, muss mehr als nur Anzeigen schalten. Er muss Funnel denken, Systeme bauen – und endlich mit den richtigen Metriken arbeiten.
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